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Séjour incentive
Après avoir travaillé sur l’organisation d’un salon pendant mes cours d’événementiel B2C, j’ai eu pour consigne de travailler sur l’organisation d’un séjour incentive pour mes cours d’événementiel B2B. Pour cela, moi et deux de mes camarades avons dû livrer une fact sheet (résumé des informations et des modalités concernant l’événement), un budget prévisionnel ainsi qu’un diagramme de GANTT (feuille de route). Nous avons tous les trois pris part à la réflexion de la fact sheet que j’ai ensuite mise en page. Je me suis également occupée du diagramme de GANTT avec ma camarade.
Pour commencer, nous avons choisi de désigner Sézane comme entreprise commanditaire du séjour incentive. Sézane est une marque de prêt-à-porter française. Ensuite, nous avons imaginé le contexte de cette demande et le thème du séjour. Ces premiers éléments nous ont permis d’amorcer l’élaboration de la fact sheet. Les bases du séjour posées, nous avons choisi une destination, un hôtel et des activités, après quoi nous avons ficelé le programme du séjour.
Pour construire un programme cohérent et viable, nous avons étudié les temps de transports, comparé les différentes activités locales et restaurants, tout en veillant à ne pas surcharger les participants du voyage.
La fact sheet terminée, ma camarade et moi sommes passées à l’élaboration du diagramme de GANTT, pendant que le troisième membre du groupe s’est chargé du budget prévisionnel. Le diagramme de GANTT, aussi appelé feuille de route, est un document planifiant les étapes d’un projet depuis l’appel d’offre jusqu’à la fin de celui-ci. Le budget et le diagramme de GANTT sont liés, en effet, chaque catégorie du budget doit apparaître dans le diagramme et chaque étape du diagramme doit être budgétisée.
Nous avons réutilisé la structure d’un diagramme de GANTT réalisé précédemment (dans le cours d'événementiel B2C) et avons changé certaines catégories. La réutilisation de ce document nous a permis de gagner du temps, mais surtout de limiter nos erreurs. En effet, l’élaboration d’une feuille de route est une tâche plutôt fastidieuse : il ne faut oublier aucune étape et être exhaustif.